A nota fiscal eletrônica deve ficar guardada por, pelo menos, cinco anos.

Durante muitos anos, os escritórios contábeis lidaram com um grande volume de papel para armazenar documentos, como as notas fiscais. A prática demandava espaços físicos e investimento de dinheiro e tempo.

Desde 2005, com a aprovação do Ajuste SINIEF 07/05 que instituiu nacionalmente a Nota Fiscal Eletrônica e o Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (DANFE) , esse cenário mudou.

A era digital promoveu uma grande revolução na forma de gerir tais documentos, tornando os processos mais fáceis, rápidos e econômicos.

Atualmente, as Notas Fiscais Eletrônicas (NF-e) são armazenadas por meio do arquivo XML. Trata-se de um arquivo digital legalmente reconhecido em todo o país.

O arquivo XML apresenta um padrão nacional de registro fiscal que contém todas as informações das operações comerciais, ou de serviços, realizadas pelas companhias, como:

• Número, data de emissão e série;
• Informações do emitente (CNPJ, endereço completo) ;
• Informações do destinatário (CNPJ, endereço completo);
• Informações da mercadoria ou serviços;
• Dados do produto vendido – nomenclatura, quantidade, unidade de medida e valor;
• Dados tributários (base de cálculo, alíquota e imposto) etc.

Arquivo XML

Quando uma nota fiscal eletrônica é emitida pela empresa, em seu próprio software de gestão ERP integrado, ou diretamente nos programas da Receita Federal ou das Secretarias de Fazenda dos Estados (SEFAZ), automaticamente, um arquivo XML é gerado.

Todas as informações são asseguradas e contam com legitimidade jurídica por meio da assinatura digital.

Assim, quando é preciso apresentar a nota fiscal eletrônica para fiscalização ou para a realização de troca de produtos, o arquivo enviado é o XML, e não o DANFE.

O DANFE é a versão impressa que funciona como representação simplificada da NF-e e serve para acompanhar a mercadoria durante todo o transporte até o seu destino.

Armazenamento da NF-e

O armazenamento das notas fiscais tem o objetivo de trazer maior precisão e eficiência no processo de fiscalização das operações financeiras realizadas pelas empresas por parte da Receita Federal e pelos demais órgãos governamentais.

Também serve para assegurar as organizações durante o período de validade da nota fiscal em que é possível receber algum tipo de cobrança relativa a impostos supostamente não recolhidos.

Tendo o arquivo da nota, a companhia pode comprovar que, naquele determinado período, foi realizada a emissão do documento com o referido valor e que os impostos correspondentes foram devidamente pagos.

Portanto, o arquivo XML assinado e autorizado digitalmente deve ser armazenado, mantendo o formato transmitido. 

Guardar o DANFE – o documento em versão PDF da nota fiscal – não é obrigatório. A legislação determina apenas em um caso específico, que mostraremos mais adiante.

Por quanto tempo guardar o XML?

O arquivo XML da nota fiscal eletrônica, conforme a legislação, deve ser armazenado pelo período de cinco anos. É o tempo válido tanto para o emitente quanto para o destinatário do documento.

Durante esse período, órgãos da administração tributária, fiscais e auditores podem solicitar os documentos para realizar conferência e investigar se existe alguma inconsistência de informações e dados, algum erro ou alguma reclamação.

Sendo assim, para impedir prejuízos desnecessários, a corporação precisa ter fácil acesso ao documento, pois pode ser necessário comprovar a regularidade das operações.

Além disso, a própria empresa pode necessitar dos dados das notas em forma de relatórios gerenciais para realizar análises, projeções tomadas de decisões futuras para o negócio.

Descumprimento

O descumprimento das normas estabelecidas em relação à gestão e ao armazenamento de NF-e podem gerar penalidades. A multa pode variar de 1% sobre o valor da operação em questão, a R$ 1500,00 por cada mês de atraso na regularização.

Além disso, a companhia pode sofrer processos judiciais e, dependendo do caso, também resultar em prisão dos responsáveis, uma vez que a sonegação de impostos é prevista em lei como crime.

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Com informações da Fortes Tecnologia

fonte: https://www.contabeis.com.br/noticias/55265/nf-e-como-armazenar-corretamente/